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Mehr Kontrolle über Ihren Logistikprozess? Verbinden Sie unser TMS mit Ihrem ERP-System
Viele große Unternehmen haben ihre IT-Infrastruktur im Griff, planen aber noch manuell in Excel. Technischer Direktor Marinus Brink erklärt, woran das liegt und wie eine Integration zwischen ERP und TMS funktioniert, am Beispiel des Stahlunternehmens Meever & Meever.
Das fehlende Puzzleteil
Möchten Sie mehr Kontrolle über und Einblick in Ihren Logistikprozess? Dann ist ein modernes Plansystem alles andere als überflüssiger Luxus. Dennoch gibt es genug Unternehmen, bei denen dieses Puzzleteil noch fehlt. Immer häufiger werden wir von großen Parteien angesprochen, die ihre IT-Infrastruktur recht gut im Griff haben, aber dennoch manuell planen. Allerlei Geschäftsprozesse laufen über ein praktisches ERP-Tool, aber die Planung? Die steht noch in Excel. Filogic-Mitgründer und technischer Direktor Marinus Brink erklärt gerne, woran das liegt. Natürlich teilt er auch die Lösung, und das anhand unseres aktuellen Projekts mit Meever & Meever. Lassen Sie sich inspirieren!
Eine komplexe IT-Infrastruktur
Marinus: „Während unser TMS für kleine bis mittelgroße Transportunternehmen wirklich eine Komplettlösung bietet, ist unsere Software für größere Organisationen manchmal nur ein Baustein innerhalb der gesamten IT-Infrastruktur. Sie nutzen bereits allerlei Systeme, jedes mit eigener Expertise, und die arbeiten nach einer bestimmten Eingabelogik. Möchten Sie das erweitern oder mit einem anderen System verbinden? Dann müssen Sie dafür sorgen, dass die Ein- und Ausgaben all dieser Systeme miteinander kommunizieren. Das ist oft schwierig und viel Arbeit. Sie transformieren und reichern ständig Daten an, um sie in die bestehende Infrastruktur einzupassen. Unter anderem wegen dieser Komplexität gibt es immer noch genug Transportunternehmen, die kein modernes Plansystem nutzen.“
Das Integrationsprojekt
Da unser Transport-Management-System ausschließlich offene Standards verwendet, ist es sehr flexibel und wir können solche Integrationsprojekte vereinfachen. Marinus: „Ein gutes und aktuelles Beispiel ist unser Projekt bei Meever & Meever: ein internationales Unternehmen, das auf die Produktion, Lagerung, Distribution und Vermietung von Stahlprodukten spezialisiert ist. Weltweit hat Meever & Meever Tochterunternehmen, die in verschiedenen ERP-Umgebungen arbeiten, für die aber eine einzige Transportplanung gilt. Sie stellten uns daher die technisch herausfordernde Frage, ob wir diese verschiedenen Umgebungen in einer einzigen Planungssoftware integrieren könnten.“
Das ERP-System
Mit einem ERP-System verwalten Sie allerlei Geschäftsprozesse, aber die Software ist nicht auf die Planung spezialisiert. Deshalb sprach uns Meever & Meever Anfang 2022 an, ob wir bei dem noch fehlenden Puzzleteil helfen wollten. Marinus: „In ihrem ERP regeln sie unter anderem das Auftragsmanagement, den Einkauf und den Rechnungsprozess. Aber der Planungsteil geschah noch in Excel. Irgendwann funktioniert das natürlich nicht mehr, schon gar nicht bei einem Unternehmen dieser Größe.“ Also machten wir uns für sie an die Arbeit. Schritt eins war die Erfassung der aktuellen Informationsflüsse. Marinus: „Denn während Sie dieses eine Puzzleteil lösen, wollen Sie den Rest des bestehenden Betriebs natürlich nicht negativ beeinflussen. Sie dürfen bei einem solchen Integrationsprozess nichts kaputtmachen. Das ist oft die größte Herausforderung.“
Die Datenflüsse erfassen
„Deshalb begannen wir mit einer umfassenden Datenanalyse. Wir schauten zum Beispiel, welche Daten im ERP-System zu welchem Zeitpunkt für die Planung relevant wurden. Und wir stellten uns die Frage, ob wir auf Basis dieser Daten in der Lage waren, Transportaufträge zu erstellen und einzuplanen. Aber wir betrachteten zum Beispiel auch das Eigentum. Wer ist zu welchem Zeitpunkt Eigentümer der Daten? Das ist sehr wichtig, wenn man mit verschiedenen Systemen arbeitet. Wann gehören die Daten Ihnen? Und wann darf jemand anderes sie ändern? Darüber müssen klare Absprachen getroffen werden. Außerdem entwickelten wir ein Distributionsportal, das seitdem ein Add-on für unser TMS ist. Meever & Meever arbeitet mit diversen Depots in Europa. Die dort tätigen Mitarbeiter müssen Zugriff auf unser TMS haben, um zu sehen, welche Lieferungen genau eingehen. Sie möchten verfolgen, wann die Lieferung eintrifft, und Frachtdokumente digital abzeichnen, sobald die Ladung ausgeliefert ist.“
Bauen und testen
Marinus: „Nachdem alle Datenflüsse erfasst waren, begannen wir mit dem Bauen und Testen der Integration. In der ERP-Umgebung gaben wir den Daten den Status bereit für den Transport, woraufhin sie über einen Dateiaustausch in unser TMS gelangen. Die Software plant den Transportauftrag anschließend ein, und sobald der Auftrag ausgeliefert ist, gehen die Daten automatisch zurück an das ERP-System. Dort sehen Sie genau, wann der Auftrag geliefert wurde, wer der ausführende Frachtführer war, wie hoch die Transportkosten sind und so weiter. Mit all diesen Informationen kann das ERP-System zum Beispiel die Gewinn- und Verlustrechnung erstellen, Rechnungen versenden und Berichte erstellen.“
Das Ergebnis
Marinus: „Der Prozess, bevor wir mit dem Bauen und Testen beginnen konnten, verlief recht reibungslos. In dieser Phase ist es sehr wichtig, dass man sofort mit den richtigen Leuten zusammensitzt. Denken Sie zumindest an jemanden, der weiß, wie die IT-Infrastruktur aufgebaut ist, an jemanden, der die internen Geschäftsprozesse gut kennt, und an jemanden, der die Auswirkungen in der Praxis versteht. Mit diesen drei Personen zusammen lassen sich schöne Lösungen schaffen. Also taten wir das, und rund um die Sommerzeit ging das Unternehmen Schritt für Schritt live. Inzwischen läuft es schon eine ganze Weile wie gewünscht. Vor Kurzem waren sie noch bei uns im Büro und wir sprachen über den Zeitgewinn, den es ihnen bringt. Manuelles Planen gehört für Meever & Meever endgültig der Vergangenheit an!“
Auch automatisch planen?
Laufen auch Ihre Geschäftsprozesse größtenteils digital und automatisiert, planen Sie aber immer noch manuell? Dann werfen Sie unbedingt einen Blick auf unser TMS und nehmen Sie Kontakt auf, um die Möglichkeiten zu besprechen.
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