Kundenstory 6 min
Die Vorteile einer Kopplung zwischen Ihrem TMS und FMS
Eine Transportplanung, die automatisch mit aktuellen Daten aus dem Fuhrpark aktualisiert wird: Das möchte doch jeder Transportunternehmer? Bernard Duivenvoorde erklärt, wie das in der Praxis aussieht.
Warum eine Kopplung?
Eine Transportplanung, die automatisch mit aktuellen Daten aus dem Fuhrpark aktualisiert wird: Das möchte doch jeder Transportunternehmer? Genau das dachte auch Bernard Duivenvoorde! Als Eigentümer von Duivenvoorde Transport geht er Geschäftsprozesse am liebsten so effizient wie möglich an. Denn warum sollte man Arbeit von Hand erledigen, wenn es auch automatisch geht? Deshalb beauftragte er uns vor einigen Jahren mit einer Kopplung zwischen unserem Transport-Management-System (TMS) und dem Fleet-Management-System (FMS), das er nutzt. Wie das in der Praxis aussieht, erzählt er Ihnen gerne!
Keine unnötige manuelle Arbeit
Wir hatten zuvor schon ausführlich mit Bernard über sein Familienunternehmen gesprochen, das 1937 gegründet wurde, und darüber, warum er sich für unser OpenTMS entschieden hat. Aber wie steht es um das FMS, mit dem er arbeitet? Bernard: ‚Wir nutzen seit Jahren mit großer Freude ein FMS. Dadurch können wir unseren gesamten Fuhrpark einfach überwachen. Und das ist bei den inzwischen vierzig Lkw, die wir haben, kein überflüssiger Luxus. Aber auch wenn Sie zum Beispiel ‚nur‘ vier Fahrzeuge auf der Straße haben, ist das trotzdem eine kluge Arbeitsweise. Ich kann es wirklich jedem Transportunternehmer empfehlen. Manche sehen Excel als etwas Magisches, in dem buchstäblich alle Transportdaten verarbeitet werden. Ich bin auch ein Fan des Programms, aber nicht von viel manueller Arbeit. Und genau darauf läuft es oft hinaus. Ich glaube, viele Transportunternehmen finden Automatisierung entweder beängstigend oder wissen nicht genau, was möglich ist. Und wie unglaublich viel es am Ende einbringt.‘
Fehlerwahrscheinlichkeit gleich null
Bernard erzählt, dass er und seine Kollegen natürlich keine IT-Fachleute sind, Automatisierung also oft unbekanntes Terrain ist. ‚Aber es ist einfach eine Frage des ersten Schritts. Man sollte sich kein Zeitlimit setzen, sondern einfach anfangen. Schritt für Schritt digitalisieren und automatisieren, ohne allzu viel Zeitdruck. In der Transportbranche wird zum Beispiel vieles auf Stundenbasis abgerechnet. Die Erfassung dieser Stunden erfolgte bei uns früher mit Arbeitslisten und Stundenzetteln. Alles wurde von Hand festgehalten und in der Fakturierung verarbeitet. Dank intelligenter Kopplungen geschieht das jetzt alles von selbst. Fahrtzeiten werden automatisch erfasst und in der Fakturierung und der Lohnbuchhaltung verarbeitet. Das erspart uns enorm viel manuelle Arbeit. Mit einer kleinen Bürobesetzung erledigen wir trotzdem viel Verwaltung. Und die Fehlerwahrscheinlichkeit ist obendrein gleich null.‘
Alles digital erfasst
‚Wir sprachen mit Filogic und unserem FMS-Anbieter über eine mögliche Kopplung zwischen dem TMS und FMS. Ich bin unglaublich froh, dass dies möglich war. Das TMS von Filogic ist Plug-and-Play, koppelt also einfach mit anderen Systemen. Dadurch werden seitdem alle Daten rund um unsere Fahrzeuge an unsere Transportplanung übermittelt. Denken Sie an den Verbrauch, die Fahrtzeiten, Standortdaten, Lade- und Entladezeiten und das Gewicht. Etwaige Wartezeiten werden automatisch in unserer Fakturierung verarbeitet. Und die Route lässt sich in Echtzeit verfolgen. So können Sie Auftraggebern nicht nur die voraussichtliche Ankunftszeit mitteilen, sondern sie können das Fahrzeug auch selbst live verfolgen. Außerdem ist alles, was wir tun, nachweisbar. Unsere Fahrer machen zum Beispiel auch über die App Fotos als Liefernachweis. Buchstäblich alles wird digital erfasst.‘
Schön transparent, keine Diskussionen im Nachhinein
‚Dank der Kopplung ist alles, was wir tun, einsehbar. Schön transparent, das mag ich. Manche Unternehmer finden das Teilen von Daten beängstigend; ich überhaupt nicht. Je mehr man teilt, desto transparenter kann man in Gesprächen sein. Wenn Sie zum Beispiel einfach nachweisen können, wie lange Ihr Fahrer unterwegs war und warum, ist keine Diskussion über etwaige Zusatzkosten mehr nötig. Natürlich muss das Teilen von Daten auf sichere Weise geschehen. Das gewährleistet Filogic zum Glück. Ich vertraue darauf, dass das richtig geschieht. Intern bewahren wir zum Beispiel überhaupt nichts auf einer Festplatte auf. Wir haben uns bewusst für ein TMS in der Cloud entschieden: schön flexibel und einfach mit anderen Systemen zu koppeln. So finde ich auch die neue, kostenlose Kopplung mit dem Statistikamt sehr interessant. Das jährliche Ausfüllen der Transporterhebung ist eine so zeitraubende Aufgabe, was manchmal auf Kosten der Genauigkeit geht. Und dem Statistikamt ist natürlich mit den richtigen Informationen gedient, also ist das eine schöne Win-win-Situation. Übrigens erwäge ich auch noch eine Kopplung mit unserem Warehouse-Management-System (WMS), aber das ist ein schönes Projekt für später!‘
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